Quy định chứng nhận HTQL

ĐIỀU KIỆN CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG QUẢN LÝ

1. Phạm vi áp dụng.
Tài liệu này quy định một số nguyên tắc cơ bản mà Công ty Cổ phần Chứng nhận VCA thực hiện trong quá trình đánh giá, chứng nhận Hệ thống quản lýHTQL nhằm  đảm bảo sự nhất quán, khách quan, không thiên vị, phù hợp với yêu cầu của ISO/IEC 17021; ISO/TS 22003:2007.

Tài liệu này được cung cấp cho các khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ chứng nhận của VCA
2. Thuật ngữ, định nghĩa
2.1 Khách hàng: Tổ chức đề nghị VCA chứng nhận HTQL;
2.2 Chứng nhận: Sự xác nhận của VCA đối với HTQL của khách hàng phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng;
2.3 Đánh giá tài liệu: Đánh giá ban đầu hệ thống tài liệu theo các yêu cầu của tiêu chuẩn tương ứng;
2.4 Đánh giá sơ bộ: Xem xét sự đầy đủ tài liệu của HTQL và sự sẵn sàng của khách hàng cho việc đánh giá chứng nhận;
2.5 Đánh giá chính thức: Đánh giá việc thực hiện và hiệu lực của HTQL
2.6 Tiêu chuẩn về HTQL (HTQL): Các HTQL dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế, các tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn hiệp hội được thừa nhận như: ISO 9000, ISO 14000, ISO 22000, HACCP, BRC, …
2.7 Đoàn đánh giá: Một hay nhiều chuyên gia đánh giá tiến hành cuộc đánh giá được sự hỗ trợ, nếu cần thiết, của các chuyên gia kỹ thuật;
2.8 Chuyên gia đánh giá (CGDG): Người có năng lực để tiến hành một cuộc đánh giá;
2.9 Chuyên gia kỹ thuật (CGKT): Người cung cấp các kiến thức hay kinh nghiệm chuyên môn cụ thể cho đoàn đánh giá.
3. Chuẩn mực chứng nhận
3.1. VCA đánh giá chứng nhận dựa trên các tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC) hoặc tiêu chuẩn nước ngoài tùy thuộc yêu cầu của khách hàng đăng ký chứng nhận: ISO 9001:2000, ISO 22000:2005, ISO 14001:2005, HACCP, OSHAS 18000.
3.2. Khi có sự thay đổi hoặc bổ sung của các tiêu chuẩn hiện hành, VCA thông báo cho khách hàng về những chuẩn mực chứng nhận mới;
3.3. Phạm vi chứng nhận HTQL chất lượng của VCA phù hợp với quy định của Diễn đàn công nhận quốc tế IAF và được nêu trong phụ lục của tài liệu này.

4. Nguyên tắc hoạt động của VCA
Đảm bảo sự nhất quán, khách quan, công bằng, không thiên vị, công khai trong hoạt động đánh giá chứng nhận và bảo mật các thông tin của khách hàng.

5. Trách nhiệm của khách hàng
5.1 Tạo điều kiện để Chuyên gia đánh giá của VCA tiếp cận tất cả các điểm được đánh giá trong điều kiện làm việc bình thường và cung cấp những thông tin cần thiết cho VCA để hoàn thiện quá trình đánh giá;
5.2 Bố trí người dẫn đường thông thạo địa hình và am hiểu những quy định về an toàn lao động của khách hàng cho đoàn đánh giá;
5.3 Cử người đại diện cho lãnh đạo chịu trách nhiệm liên lạc với VCA;
5.4 Sử dụng Logo chứng nhận của VCA theo đúng quy định tại phần 9 của Quy định này và cam kết không gây bất kỳ sự sai lạc nào về chứng chỉ; Khi thay đổi phạm vi hệ thống, mọi vật liệu quảng cáo đều thay đổi theo;
5.5 Không sử dụng chứng chỉ cho các hoạt động ngoài phạm vi chứng nhận và không sử dụng chứng chỉ trong các hoạt động mang tiếng xấu cho VCA;
5.6 Thực hiện đầy đủ các quy định của VCA, đặc biệt về việc duy trì hệ thống, chấp nhận điều kiện đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ của VCA;
5.7 Thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong hợp đồng đã ký với VCA.
6 Trách nhiệm của VCA
6.1 Thực hiện việc đánh giá, chứng nhận theo đúng yêu cầu của ISO/IEC 17021:2006 và ISO/TS 22003:2007;
6.2 Xây dựng và thông báo trên website http://www.vaynganhangnhanh.net (1 tháng cập nhật 1 lần) danh mục các tổ chức được VCA chứng nhận;
6.3 Bảo mật các thông tin liên quan đến Khách hàng ngoài những thông tin đã công bố ở phần 6.2 và 11.4;
6.4 Thông báo cho Khách hàng những ý kiến phản hồi mà VCA nhận được liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc HTQL của Khách hàng;
6.5 Tuân thủ các nội quy, quy định của khách hàng tại điểm đánh giá;
6.6 Thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong hợp đồng đã ký với khách hàng.
6.7  Đảm bảo sự độc lập khách quan, không thiên vị và công khai
–  VCA đảm bảo độc lập và không thiên vị trong đánh giá thông qua chính sách sử dụng  CGĐG của mình. Thành viên trong đoàn đánh giá phải:
– Không có mối quan hệ về tài chính với KH;
– Không có mối quan hệ gia đình với các lãnh đạo chủ chốt của KH;
– Không tư vấn HTQL cho KH.
–  VCA đảm bảo độc lập và không thiên vị trong quyết định chứng nhận thông qua hoạt động của HĐCN QCHDCN. Các thành viên trong HĐCN phải đảm bảo:
– Đại diện được lợi ích cho tất cả các bên;
– Không chịu các áp lực về tài chính; công việc; tình cảm trong các quyết định của mình;
– Am hiểu luật pháp.
–  VCA đảm bảo cung cấp cho KH các thông tin về chuẩn mực chứng nhận, quy định về đánh giá và chứng nhận, thủ tục cấp, duy trì, mở rộng, đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ và các quy định về sử dụng logo chứng nhận, phí đánh giá chứng nhận.
–  VCA lập danh mục các tổ chức, cá nhân có liên quan tới hoạt động đánh giá chứng nhận của VCA tiềm ẩn những mối nguy dẫn đến sự không công bằng và biện pháp phòng ngừa nhằm đảm bảo tính công bằng trong hoạt động đánh giá của VCA;
–  VCA tạo điều kiện thuận lợi để KH của VCA có điều kiện tham gia quyết định lựa chọn thành phần đoàn đánh giá nếu KH nhận thấy tiềm ẩn sự không công bằng trong hoạt động đánh giá chứng nhận của VCA bởi thành phần đoàn đánh giá.
–  VCA xây dựng cơ chế giám sát trong quá trình đánh giá nhằm đảm bảo tính công bằng, VCA kiên quyết không sử dụng chuyên gia đánh giá không khai báo rõ ràng quan hệ của mình với khách hàng.

7. Hiệu lực của chứng nhận
7.1 VCA cấp chứng chỉ phù hợp tiêu chuẩn cho các HTQL của khách hàng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn mà khách hàng đăng ký chứng nhận.
7.2 Hiệu lực cho tất cả các chứng chỉ là 3 năm kể từ ngày cấp. Trong thời gian chứng chỉ có hiệu lực, VCA tiến hành đánh giá giám sát (từng phần hoặc toàn bộ) HTQL đã được chứng nhận để đảm bảo hệ thống luôn được duy trì phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. Chu kỳ đánh giá giám sát phụ thuộc vào thỏa thuận giữa VCA với khách hàng, nhưng không ngắn hơn 12 tháng với HTQL theo tiêu chuẩn ISO 9001; OSHAS 18000;  ISO 14001 và không ngắn hơn 6 tháng với HTQL theo tiêu chuẩn ISO 22000:2005;  HACCP; GAP; GMP.

8 Đánh giá chứng nhận hệ thống
LƯU ĐỒ CHỨNG NHẬN HỆ THỐNG

8.1 Đăng ký chứng nhận
8.1.1 Khách hàng cần điền đầy đủ các thông tin theo mẫu “đăng ký chứng nhận” (BM-QT-08-05) và gửi kèm theo sổ tay chất lượng cho VCA;
8.1.2 VCA tiến hành đánh giá sơ bộ khi cần thiết hoặc đánh giá thử nếu khách hàng có yêu cầu;
8.1.3 VCA thỏa thuận với khách hàng về hợp đồng đánh giá chứng nhận
8.2 Thành lập đoàn đánh giá.
8.2.1 Khi khách hàng đã sẵn sàng cho việc đánh giá chứng nhận, VCA thành lập đoàn đánh giá gồm trưởng đoàn và thành viên khác khi cần thiết;
8.2.2 Chuyên gia đánh giá được lựa chọn trên cơ sở có đủ năng lực phù hợp với lĩnh vực được đánh giá và đảm bảo tính khách quan của việc đánh giá. Trường hợp VCA không chỉ định được CGĐG có đủ chuyên môn phù hợp với lĩnh vực được đánh giá thì VCA sẽ mời CGKT phù hợp tham gia đoàn đánh giá;
8.2.3 VCA thông báo bằng văn bản cho khách hàng về thành phần đoàn đánh giá. Nếu khách hàng nhận thấy đoàn đánh giá không đảm bảo tính khách quan thì khách hàng có thể đề nghị và VCA sẽ xem xét thay đổi thành phần đoàn đánh giá.
8.3 Đánh giá
Đánh giá tài liệu
8.3.1 Trưởng đoàn đánh giá tiến hành đánh giá sổ tay chất lượng của khách hàng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn tương ứng;
8.3.2 trường hợp sổ tay chất lượng của khách hàng có những điểm không phù hợp với tiêu chuẩn, Trưởng đoàn đánh giá phải thông báo cho khách hàng để sửa đổi, bổ sung. Đánh giá sơ bộ
8.3.3 Mục đích của đánh giá sơ bộ là xem xét sự đầy đủ của tài liệu HTQL và sự sẵn sàng của khách hàng cho việc đánh giá chứng nhận;
8.3.4 Trưởng đoàn đánh giá có nhiệm vụ xem xét, đánh giá các tài liệu nhận được của khách hàng và khi cần thiết xem xét tại cơ sở của khách hàng đăng ký chứng nhận;
8.3.5 Kết quả đánh giá sơ bộ được lập thành văn bản và được VCA gửi cho khách hàng đăng ký chứng nhận để khắc phục;
8.3.6 VCA thống nhất với khách hàng về kế hoạch đánh giá (BM-QT-10-02).
Đánh giá chính thức
8.3.7 Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá tại chỗ các địa điểm của khách hàng đăng ký chứng nhận theo kế hoạch đánh giá đã thống nhất;
8.3.8 Mục đích đánh giá chính thức là nhằm đánh giá sự phù hợp của HTQL đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn tương ứng, việc thực hiện và hiệu lực của HTQL;
8.3.9 Những điểm không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá sẽ được đoàn đánh giá lập thành báo cáo đánh giá (BM-QT-10-10) và gửi cho khách hàng. Tùy theo mức độ không phù hợp đối với tiêu chuẩn tương ứng, những điểm không phù hợp được phân thành Critical NC (NC nghiêm trọng), Major NC (NC nặng), Minor NC (NC nhẹ).
8.3.10 Khách hàng phải thực hiện hành động khắc phục với các điểm không phù hợp và gửi các bằng chứng về hành động khắc phục này cho VCA trong thời hạn 60 ngày. Nếu khách hàng không thực hiện các hành động khách hàng trong thời hạn trên thì toàn bộ kết quả đánh giá sẽ bị hủy bỏ;
8.3.11 VCA xem xét báo cáo kết quả đánh giá của đoàn đánh giá và các hành động khắc phục của Khách hàng. Tùy trường hợp cụ thể VCA có thể chấp nhận những hành động khắc phục của khách hàng về những điểm chưa phù hợp hoặc có thể yêu cầu đánh giá bổ sung.

8.4 Quyết định chứng nhận
8.4.1 VCA xem xét kết quả đánh giá và Tổng giám đốc ra quyết định cấp chứng chỉ (BM-QD-02-01)
8.4.2 Chứng chỉ cấp cho Khách hàng sẽ ghi rõ phạm vi được chứng nhận, thời hạn hiệu lực và số hiệu của chứng chỉ;
8.4.3 VCA gửi chứng chỉ cho khách hàng, Nếu khách hàng yêu cầu VCA sẽ trao chứng chỉ cho khách hàng.
9. Duy trì việc chứng nhận
9.1 Khách hàng được chứng nhận phải duy trì việc thực hiện HTQL và duy trì việc chứng nhận trong suốt thời gian hiệu lực của chứng chỉ;
9.2 Trong thời gian hiệu lực của chứng chỉ mà khách hàng được chứng nhận có những thay đổi lớn về: quyền sở hữu; địa điểm; cơ cấu tổ chức; đại diện lãnh đạo; mở rộng/thu hẹp nhà xưởng, sản phẩm hoặc phạm vi sản xuất; số lượng nhân viên (trên 30 {3a48189d96d754f09d03dfb5578f94b3755329ccbecbdd8c875fedd465066ba5}); các nguồn lực có tác động quan trọng đến HTQL và cập nhật tiêu chuẩn thì phải thông báo kịp thời bằng văn bản cho VCA để VCA tiến hành đánh giá mở rộng/thu hẹp phạm vi chứng nhận.
9.3 Tùy mức độ thay đổi, VCAsẽ thỏa thuận với khách hàng về việc tiến hành đánh giá giám sát bổ sung. Mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc đánh giá giám sát bổ sung sẽ do khách hàng chi trả.

10. Đình chỉ/ thu hồi chứng chỉ
10.1 Đình chỉ sử dụng chứng chỉ là việc VCA ra quyết định đình chỉ có thời hạn việc sử dụng chứng chỉ của Khách hàng được chứng nhận. Thu hồi chứng chỉ là việc VCA ra quyết định thu hồi chứng chỉ đã cấp cho khách hàng và chấm dứt hiệu lực của chứng nhận;
10.2 Tùy mức độ, VCA xem xét đình chỉ sử dụng hoặc thu hồi chứng chỉ đã cấp nếu khách hàng không tuân thủ một trong các điều sau đây:
– Sử dụng chứng chỉ hoặc logo của VCA trái với quy định;
– Không bố trí đánh giá giám sát định kỳ như đã thỏa thuận;
– Không duy trì hiệu lực của HTQL, vi phạm các quy định chứng nhận của VCA;
– Có khiếu nại nghiêm trọng từ cá nhân, tổ chức sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng;
– Không trả đầy đủ phí chứng nhận theo thỏa thuận.
10.3 Trong thời hạn hiệu lực của chứng chỉ, nếu khách hàng vi phạm quy định tại mục 10.2 thì chứng chỉ có thể bị đình chỉ hiệu lực trong thời gian 3 tháng cho đến khi VCA nhận được các hành động khắc phục phù hợp. Nếu trong thời gian 3 tháng, khách hàng không có các hành động khắc phục phù hợp thì chứng chỉ sẽ bị đình chỉ thêm 3 tháng. Nếu sau 3 tháng, KH vẫn không có hành động khắc phục phù hợp thì chứng chỉ sẽ bị thu hồi vĩnh viễn.
10.4 Việc đình chỉ và thu hồi chứng chỉ sẽ được VCA thông báo lên website của Công ty: http://www.vaynganhangnhanh.net
11. Tái chứng nhận
Sau 3 năm, hiệu lực của chứng chỉ hết hạn,  VCA thỏa thuận với khách hàng hợp đồng tái đánh giá chứng nhận và tiến hành đánh giá chứng nhận ( bỏ qua giai đoạn đánh giá sơ bộ).
12. Sử dụng logo của VCA
12.1 Khách hàng đã được VCA chứng nhận có quyền sử dụng logo của VCA kèm theo ký hiệu của tiêu chuẩn tương ứng như hình dưới đây:

 

12.2 Trong trường hợp VCA được công nhận bởi tổ chức công nhận, Khách hàng được VCA chứng nhận có quyền sử dụng logo vủa VCA kèm theo logo của tổ chức công nhận cho VCA. Các logo công nhận sẽ được VCA công bố sau khi được công nhận.
12.3 Khách hàng được chứng nhận được sử dụng logo trên để tuyên truyền, quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên các tài liệu giới thiệu, tài liệu giao dịch thương mại của Khách hàng;
Khách hàng chỉ được sử dụng Logo của VCA đối với phạm vi (địa điểm, lĩnh vực) đã được chứng nhận; Không được sử dụng dấu hiệu chứng nhận của VCA trên các sản phẩm hoặc bao bì sản phẩm (đối với dấu chứng nhận HTQLCL); không được sử dụng dấu chứng nhận trong báo cáo thử nghiệm, báo cáo giám định, hiệu chuẩn. Việc sử dụng này phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và yêu cầu của ISO/IEC 17021, ISO/IEC 17030.

13. Bồi thường trách nhiệm và khiếu nại
13.1 Nếu trong quá trình đánh giá chứng nhận, khách hàng được chứng nhận đưa ra bằng chứng về việc VCA gây ra thiệt hại cho khách hàng và đề nghị bồi thường, VCA sẽ xem xét bồi thường cho thiệt hại đó, giá trị bồi thường sẽ được VCA thỏa thuận chi tiết với khách hàng. Trong trường hai bên không thỏa thuận được với nhau về giá trị bồi thường thì đưa ra trọng tài kinh tế giải quyết;
13.2 Khách hàng có thể khiếu nại các hoạt động liên quan đến quá trình đánh giá, chứng nhận của VCA. VCA sẽ xem xét, giải quyết khiếu nại của Khách hàng. Nếu khách hàng không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của VCA thì khách hàng có quyền yêu cầu giải quyết theo quy định của pháp luật;
13.3 Không bên nào phải chịu trách nhiệm bồi hoàn cho nhau nếu có những yếu tố khách quan xảy ra nằm ngoài tầm kiểm soát của hai bên nhưng phải thông báo cho nhau về các sự kiện này bằng fax, hay thư tín trong vòng 5 ngày kể từ ngày diễn ra.

14. Các khoản chi phí
14.1. Các khoản chi phí cho hoạt động đánh giá, chứng nhận HTQL được xác định trong Hợp đồng. Khách hàng không phải trả bất kì khoản chi phí nào khác cho VCA trừ chi phí cho đánh giá bổ sung được quy định tại điểm 13.2  mục này;
14.2. Khi cần phải thẩm tra hành động khắc phục của khách hàng tại điểm được đánh giá, các chi phí đi lại, lưu trú cho chuyên gia đánh giá của VCA do khách hàng chi trả;
14.3 Khi đánh giá mở rộng/ thu hẹp phạm vi chứng nhận, các chi phái phát sinh sẽ do khách hàng chi trả.
14.4 VCA phát hành hóa đơn tài chính cho toàn bộ chi phí đánh giá, chứng nhận của VCA. Việc chậm thanh toán sau 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn, bên Khách hàng phải chịu lãi suất 1,5{3a48189d96d754f09d03dfb5578f94b3755329ccbecbdd8c875fedd465066ba5} trên tháng cho phần giá trị cần phải thanh toán;
14.5 VCA ra quyết định đình chỉ chứng chỉ đối với Khách hàng không thanh toán chi phí đánh giá, chứng nhận sau 90 ngày kể từ ngày VCA phát hành hóa đơn. Việc khôi phục chứng chỉ sẽ được thực hiện sau khi Khách hàng thanh toán chi phí đánh giá chứng nhận.
——————————-

Phụ lục: PHẠM VI CHỨNG NHẬN CỦA VCA
TT Nội dung đánh giá
1 Nông nghiệp, ngư nghiệp/Agriculture, fishing.
2 Mỏ và khai thác mỏ/Mining and quarrying
3 Các sản phẩm thực phẩm, đồ uống và thuốc lá
Food products, beverages and tobacco
4 Dệt may và các sản phẩm dệt may/Textiles and textile products
5 Da và các sản phẩm da/Leather and leather products
6 Gỗ và các sản phẩm từ gỗ/Wood and wood products
7 Bột giấy, giấy và sản phẩm từ giấy/Pulp, paper and paper products
8 Công ty xuất bản/Publishing companies
9 Công ty in/Printing companies
10 Sản xuất than cốc và các sản phẩm dầu tinh luyện/Manufacture of coke and refined petroleum products
12 Hóa chất, các sản phẩm hóa học và vật liệu hóa chất/Chemicals, chemical products and fibres
13  Dược phẩm/ Pharmaceuticals
14 Các sản phẩm nhựa và cao su/Rubber and plastic products
15 Các sản phẩm khoáng phi kim/Non-metallic mineral products
16 Bê tông, xi măng, vôi, thạch cao, v.v/Concrete, cement, lime, plaster etc
17 Kim loại cơ bản và các chế phẩm kim loại/Basic metals and fabricated metal products
18 Máy móc và thiết bị/Machinery and equipment
19 Thiết bị điện tử và quang học/Electrical and optical equipment
20 Đóng tàu/Shipbuilding
21 Hàng không/Aerospace
22 Các phương tiện vận chuyển khác/Other transport equipment
23 Các ngành sản xuất không chia loại/Manufacturing not elsewhere classified
24 Tái chế/Recycling
25 Cung cấp điện/Electricity supply
26 Cung cấp gas/Gas supply
27 Cung cấp nước/Water supply
28 Xây dựng/Construction
29 Bán buôn và bán lẻ; sửa chữa xe cộ, đồ dùng cá nhân và gia đình/Wholesale and retail trade;Repair of motor vehicles, motorcycles and personal and household goods

30 Khách sạn và nhà hàng/Hotels and restaurants
31 Vận chuyển, bảo quản và truyền thông/Transport, storage and communication
32 Môi giới tài chính, bất động sản, cho thuê/Financial intermediation; real estate; renting
33 Công nghệ thông tin/Information technology
34 Các dịch vụ kỹ thuật/Engineering services
35 Các dịch vụ khác/Other services
36 Giáo dục/Education
37 Sức khỏe và trách nhiệm xã hội/Health and social work
38 Các dịch vụ xã hội khác/Other social services

——————————-